Pozvat celý tým do nové docházky je jednoduché jen na první pohled. Opravdu složitá část přijde potom. Kolegům pošlete odkaz, oni se přihlásí, první dny to funguje a za týden zjistíte, že něco chybí. Třeba evidence dovolené, rozumný přehled pro vedoucího nebo export, který potřebujete na konci měsíce.
Právě proto je lepší ověřit si pár věcí ještě předtím, než do systému přidáte všechny lidi. Dnešní průzkum pro toto téma ukázal, že u bezplatných nástrojů se nejčastěji řeší tři otázky. Jak snadno se tým přidá, co je v základní verzi opravdu použitelné a jestli vám po měsíci nebude chybět něco, bez čeho se malá firma neobejde.
Nestačí, že nástroj umí příchod a odchod
U online docházky zdarma často vypadá vše dobře na úvodní stránce. Evidence příchodu, odchodu a možná i práce na mobilu. To je v pořádku jako začátek, ale před pozváním celého týmu je potřeba jít o krok dál.
Malá firma totiž obvykle neřeší jen samotné píchnutí docházky. Potřebuje mít přehled o nepřítomnosti, dovolených, základních výstupech a o tom, jestli se v systému zorientuje i nový člověk bez vysvětlování.
Pohlídejte si, jak rychle se v tom tým zorientuje
Jedna z nejčastějších chyb je nasadit nástroj, který vypadá dobře vedoucímu, ale je zbytečně těžký pro běžný provoz. Pokud musí každý nový člověk řešit instalaci, nastavování nebo složité první kroky, zbytečně to snižuje ochotu systém používat.
Před přidáním týmu si proto zkuste velmi praktický test. Pošlete přístup jednomu kolegovi, který není technický typ, a sledujte, jestli:
- se přihlásí bez vysvětlování
- najde hned příchod a odchod
- pochopí, kde nahlásit volno nebo nepřítomnost
- zvládne systém použít z mobilu i z počítače
Jestli se zasekne už v tomhle kroku, není problém v člověku. Problém je v tom, že nasazujete docházku, která je na běžný tým moc složitá.
Ověřte si, co je zdarma i v běžném měsíci
Bezplatná verze dává smysl jen tehdy, když pokryje normální provoz. U malé firmy to obvykle znamená:
- evidence příchodů a odchodů
- dovolené a nepřítomnosti
- základní přehled pro vedoucího
- možnost dohledat záznamy zpětně
- rozumný export nebo měsíční výstup
Právě exporty a práce s absencemi se v průzkumu opakovaly jako bod, který firmy řeší až pozdě. Dokud docházku zkoušíte sami, nevypadá to důležitě. Jakmile ale potřebujete uzavřít měsíc, poslat podklady účetní nebo rychle zkontrolovat volno celého týmu, bez těchto funkcí se z jednoduchého nástroje stane další ruční agenda.
Ptejte se, co se stane při růstu týmu
Další častý problém není v tom, co systém umí dnes, ale co se stane při prvním růstu. Třeba když přidáte brigádníka, druhou partu nebo člověka, který pracuje část týdne v terénu.
Před nasazením do týmu si ověřte:
- zda bezplatná verze omezuje počet lidí
- zda fungují různé typy nepřítomnosti
- zda vedoucí snadno uvidí celý tým na jednom místě
- zda není zásadní funkce schovaná až v placeném tarifu
Tady nejde o to hledat co nejvíc funkcí. Jde o to, abyste po dvou týdnech nezjistili, že zdarma funguje jen samotné zapisování času, ale vše ostatní už vrací firmu do tabulek a zpráv po telefonu.
Export není detail, ale pojistka
U malého týmu bývá export podceňovaný. Přitom je to jedna z nejpraktičtějších pojistek. Když máte možnost dostat data ven, nejste v nástroji zavření. Můžete si zkontrolovat měsíc, předat podklady dál nebo změnit řešení bez ztráty historie.
Jestli dnes vybíráte docházku online zdarma, dívejte se na export stejně pozorně jako na samotné zapisování docházky. Pokud totiž export chybí nebo je schovaný jen v dražší verzi, může vás levné rozhodnutí stát později víc času než peněz.
Dávejte pozor na zavádění bez pravidel
I jednoduchá docházka může dopadnout špatně, když tým neví, kdy a jak ji používat. Před ostrým spuštěním proto pomáhá domluvit tři základní pravidla:
- kdy se zapisuje začátek práce
- jak se hlásí volno a nepřítomnost
- kdo kontroluje, že jsou záznamy v pořádku
Bez toho se i dobrý nástroj rychle rozpadne do různých výjimek. Jeden kolega zapisuje vše zpětně, druhý jen někdy a třetí posílá vedoucímu zprávu místo záznamu do systému.
Krátký checklist před přidáním celého týmu
Než online docházku spustíte naplno, projděte si tento krátký seznam:
- Jeden běžný kolega zvládl první použití bez školení.
- V bezplatné verzi máte i dovolené nebo nepřítomnosti, ne jen docházku.
- Umíte dostat data ven bez složitého obcházení systému.
- Vedoucí vidí rychle stav týmu a nemusí vše dohledávat ručně.
- Systém funguje i pro lidi v terénu nebo na mobilu.
Když tyto body sedí, je mnohem menší šance, že budete za měsíc měnit nástroj nebo se vracet k Excelu.
Co si z toho odnést
Před přidáním celého týmu nehledejte hlavně co nejdelší seznam funkcí. Důležitější je, aby online docházka zdarma zvládla běžný provoz malé firmy bez školení, bez chaosu a bez slepých míst v exportech nebo absencích.
Pokud chcete začít jednoduše a bez zbytečných překvapení, podívejte se i na docházku bez školení nebo si rovnou můžete vytvořit tým zdarma.
